現代のビジネスシーンにおいて、情報収集は企業にとって欠かせない要素となっている。特に、企業の根幹を支える総務部門は、多岐にわたる情報を収集し、分析することで、組織全体の効率化や従業員の働きがい向上に貢献している。

株式会社月刊総務が実施した「総務の情報収集についての調査」によると、7割以上の総務部門が情報収集に力を入れているという結果が出た。この調査では、現場からの情報収集や経営層からの情報収集、社外からの情報収集など、様々な角度から分析が行われた。

現場からの情報収集では、社員へのヒアリングが最も多く、約半数の総務担当者が「ぶらぶら総務」を実践していることが明らかになった。「ぶらぶら総務」とは、オフィス内を歩き回り、社員と直接コミュニケーションを取ったり、職場の雰囲気や設備の状況を把握したりすることで、生の声を収集する方法だ。この方法は、従来のアンケートや報告書だけでは得られない、現場ならではのリアルな情報を集めるのに有効だとされている。

一方、経営からの情報収集では、会議の議事録の閲覧が最も多いという結果が出た。これは、総務部門が経営層の意思決定や戦略を理解し、それに基づいた行動をとるために、重要な情報源となっていることを示している。

社外からの情報収集では、インターネット検索が最も利用されている。これは、最新の法改正や業界トレンド、競合他社の動向など、幅広い情報を迅速に収集できる利便性からきていると考えられる。

総務部門が情報収集力を必要とする理由としては、「労働環境を改善するため」「社内の問題点を早期に発見するため」「従業員満足度を向上させるため」などが挙げられている。これらの理由からも、総務部門が情報収集を通じて、企業全体の持続的な成長と健全な職場環境の構築に貢献していることがわかる。

しかし、情報収集には課題も存在する。今回の調査では、情報収集のためのリソース不足や社内の協力体制の不足、情報分析力の不足などが課題として挙げられている。これらの課題を克服するためには、外部セミナーの受講やデジタルツールの導入など、積極的な取り組みが必要となる。

総務部門は、情報収集力を強化することで、企業全体の意思決定や問題解決において、より迅速かつ的確な対応が可能となる。そして、企業の競争力を支える強力な基盤としての役割を担っていくことが期待される。

総務部門の情報収集の重要性を改めて認識させられる調査結果だった。特に、現場からの生の声を収集する「ぶらぶら総務」の存在は興味深い。従来のアンケートや報告書だけでは得られない、社員のリアルな感情やニーズを把握することで、より効果的な改善策や施策の実施につながるだろう。

一方で、情報収集にはリソース不足や協力体制の不足、分析力の不足といった課題も存在することが明らかになった。これらの課題を克服するためには、企業全体で情報収集の重要性を認識し、総務部門への支援を強化していく必要があると感じた。

本記事で紹介された調査結果を参考に、各企業は自社の情報収集体制を見直し、より効果的な情報収集戦略を構築していくべきだろう。そして、総務部門が企業にとって不可欠な存在であることを改めて認識し、その活動を積極的に支援していくことが重要である。