ポーラ・オルビスグループが、株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」と「invox電子帳簿保存」を導入し、経理業務の効率化を達成しました。

2023年に経理部門が統合されたことを機に、グループ全体でインボイス制度と電子帳簿保存法への対応が課題となっていました。複数の事業会社で異なるシステムを利用するよりも、グループ全体で統一したシステムを導入する方が効率的と考え、invoxのシステム導入が決定されました。

導入の決め手となったのは、他社にはない一括データ出力機能と、コストパフォーマンスの高さです。万が一、システムの入れ替えが必要になった場合でも、データをスムーズに移行できる安心感を得られました。また、実際にトライアルで使用したところ、請求書の作成が非常に簡単で、インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応している点も評価されました。

さらに、invox電子帳簿保存の導入により、保存先システムの判断に迷うことなく、シンプルな運用ルールでスムーズな運用を実現しました。「迷ったらinvoxに保存」という方針を定めたことで、現場担当者の負担を軽減し、運用開始を円滑に進めることができました。

導入当初は、現場担当者向けに操作説明会が複数回開催されました。Excelでの作成と比較して、invox発行請求書は操作が非常に簡単で、担当者からも好評を得ています。導入サポートパックなしで設定を進めた際も、invoxの担当者による丁寧な説明やチャットサポートにより、スムーズに導入準備を進めることができました。

今後の展望としては、invox発行請求書を活用して海外インボイスの作成や会計システムとの連携を強化していく予定です。また、伝票確認業務の自動化など、さらなる業務効率化を目指していきます。

ポーラ・オルビスグループでは、今回のinvox導入を機に、他のグループ会社でもinvox発行請求書の導入を検討しており、Excelによる手作業からの脱却を目指しています。請求書作成の効率化によるペーパーレス化と、さらなる業務効率化が期待されています。

ポーラ・オルビスホールディングスは、ポーラやオルビスなどの化粧品ブランドを擁する純粋持株会社です。「感受性のスイッチを全開にする」という企業理念のもと、革新を追求し、顧客ニーズに応じた製品開発やサステナビリティ活動にも力を入れています。

一方、invoxは請求書の発行から経費精算までを自動化するソリューションを提供する企業です。インボイス制度と電子帳簿保存法への対応を効率化し、子どもに関するNPOへの寄付活動など、社会貢献にも積極的に取り組んでいます。

ポーラ・オルビスグループがinvoxを導入し、経理業務の効率化を実現した事例は、多くの企業にとって参考になるでしょう。特に、グループ企業が多く、それぞれで異なるシステムを利用している企業にとって、invoxのような統合的なソリューションは、コスト削減と業務効率化に大きく貢献する可能性を秘めています。

今回の事例で注目すべき点は、invoxの導入がスムーズに進んだ点です。これは、invoxが提供するシステムが操作性に優れていること、そして、担当者による丁寧なサポートがあったことなどが要因と考えられます。多くの企業では、新しいシステムの導入に際して、従業員の抵抗や学習コストなどが課題となりますが、invoxはこうした課題を最小限に抑え、スムーズな導入を実現したと言えるでしょう。

また、invoxは単なるシステム提供にとどまらず、社会貢献活動にも積極的に取り組んでいる点が印象的です。請求書処理1件につき1円を寄付するという「One by One インボイス」は、企業の社会責任を果たすという点でも高く評価できます。企業が社会貢献活動に取り組むことは、従業員のモチベーション向上や企業イメージの向上にもつながり、長期的な視点で企業価値を高めることに貢献すると考えられます。

ただし、invox導入の効果は、企業の規模や業務内容によって異なる可能性がある点には注意が必要です。導入前に、自社の業務内容やシステム環境などをしっかりと分析し、invoxが本当に自社にとって最適なソリューションであるかを検討することが重要です。

今回のポーラ・オルビスグループの事例は、invoxが持つ潜在能力を示す好例と言えるでしょう。今後、より多くの企業がinvoxを導入し、経理業務の効率化を実現していくことで、社会全体がより効率的かつ持続可能な方向へと進んでいくことを期待しています。

さらに、invoxが提供するサービスは、今後も進化していく可能性があります。AI技術の活用や、他の業務システムとの連携など、さらなる機能強化が期待されます。invoxが、企業の業務効率化に貢献し、社会に貢献していくことを期待しています。