ポーラ・オルビスグループが、株式会社invoxの「invox発行請求書」と「invox電子帳簿保存」を導入し、経理業務の効率化を推進していることが明らかになりました。

グループ各社では、2023年に経理部門の統合を機に、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応を強化。グループ横断でのワーキンググループを設立し、最適なシステム導入を検討していました。

すでに一部の事業会社では電帳法対応のシステムを導入していましたが、グループ全体で統一したシステムを導入することで、より効率的な運用を目指したのです。

導入の決め手となったのは、invoxが提供する一括データ出力機能と、他社と比較して圧倒的に高いコストパフォーマンスでした。万が一、システムの入れ替えが必要になった場合でも、データをスムーズに移行できる安心感があった点は大きなポイントだったようです。

さらに、トライアルで使用した「invox発行請求書」は、請求書の作成が非常に簡単で、インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応している点も評価されました。コストメリットも相まって、invox電子帳簿保存とのセット導入に至りました。

導入後、現場担当者向けに操作説明会を実施した結果、「Excelで作成するよりもずっと簡単」と好評を得ています。導入サポートパックは利用せず、自力で設定を進めた部分もあったものの、invox担当者の丁寧なサポートにより、スムーズに導入準備を進めることができました。

今後、ポーラ・オルビスグループでは、海外インボイスの作成や会計システムとの連携など、invox発行請求書の更なる活用を検討しています。また、伝票確認業務の自動化など、さらなる業務効率化にも取り組む計画です。

今回の導入を機に、他のグループ会社でもinvox発行請求書の導入を検討しており、Excelと手作業による郵送・メール送信から脱却し、ペーパーレス化と業務効率化を目指しています。

ポーラ・オルビスホールディングスは、ポーラ、オルビスなど複数の化粧品ブランドを擁する純粋持株会社です。1929年の創業以来、顧客に寄り添い独自価値を提供することを使命とし、革新を追求しています。皮膚科学やバイオテクノロジーなどの研究成果を製品開発に活かし、顧客ニーズに応じた製品改良や新製品開発にも力を入れています。さらに、サステナビリティにも積極的に取り組み、よりよい社会の実現を目指しています。

一方、invoxは請求書の発行・受取・経費精算を自動化するソリューションを提供し、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応を支援する企業です。請求書1件につき1円を子どもに関するNPOに寄付する「One by One インボイス」という活動にも取り組んでいます。

ポーラ・オルビスグループが、invoxのシステム導入によって経理業務の効率化を図ったというニュースは、企業のデジタル化推進の事例として非常に興味深いものです。

特に、グループ全体でシステムを統一し、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応をスムーズに進めた点は、多くの企業にとって参考になるのではないでしょうか。

複数の事業会社を抱えるグループにおいて、それぞれの事業会社が異なるシステムを使用していた場合、データの連携や管理に課題が生じる可能性があります。しかし、ポーラ・オルビスグループは、グループ全体で共通のシステムを導入することで、データの連携を強化し、業務の効率化を実現しました。

また、invoxのシステムが提供する一括データ出力機能は、システムの入れ替えが必要になった場合でも、データをスムーズに移行できるという点で、企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。システムの入れ替えは、多くの時間とコストを要する作業ですが、この機能によって、そのリスクを軽減できる可能性があります。

さらに、invox発行請求書がExcelよりも簡単に請求書を作成できるという点も、現場担当者から好評を得ている点は、注目すべき点です。経理業務は、多くの場合、反復作業が多く、作業の負担が大きいものです。invoxのシステムによって、これらの作業を効率化することで、担当者の負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境が実現すると考えられます。

ただし、導入初期には、ワークフロー機能の理解に少し時間がかかったという点も、今後の課題と言えるかもしれません。しかし、invoxの担当者による丁寧なサポートによって、スムーズに導入を進めることができた点は、評価に値するでしょう。

今回のポーラ・オルビスグループの事例は、企業がデジタル化を推進する上での課題や解決策を示唆するものです。今後、多くの企業が、同様の取り組みを進めていくことで、業務効率化やコスト削減、そして働き方改革が推進されていくことを期待しています。

また、invoxが実施している「One by One インボイス」という社会貢献活動も、企業の社会的な責任を果たすという点で、高く評価できる取り組みです。企業が社会貢献活動に取り組むことで、従業員のモチベーション向上や企業イメージの向上にもつながる可能性があります。

今後、invoxがより多くの企業に導入され、社会全体に貢献していくことを期待しています。